Ngày đăng: 2020-05-31 11:36:56 - Lượt xem: 609

Chi phí được trừ  là một nội dung rất quan trọng mà người làm Kế toán cần phải nắm được, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiền thuế phải nộp của Doanh nghiệp.  Mình thấy rất nhiều Kế toán khi gặp một chi phí mà không biết có phải là chi phí được không thì thường Google search theo cụm từ: “Chi phí đó + có phải là chi phí hợp lý, hơp lệ”. Hãy từ bỏ thói quen đó ngay lập tức, làm như vậy thì không thể biết được những gì bạn đang đọc là đúng hay sai, hơn nữa trên tế phát sinh cả trăm tình huống không được quy định cụ thể trong luật. Thay vào đó, hãy nắm được bản chất của quy định, để tự mình có thể suy luận khi gặp một tình huống cụ thể và quan trọng hơn là bảo vệ được những chi phí mình đã ghi nhận.

II. ĐIỀU KIỆN CỦA CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

   Tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí được trừ:

“Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng”

III. PHÂN TÍCH

   1. Đầu tiên phải hiểu rõ câu: “Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau” nghĩa là: pháp luật đã nêu cụ thể 37 trường hợp chi phí không được trừ, nếu các khoản chi phí phát sinh thuộc 37 trường hợp này thì dù có đáp ứng đủ 3 điều kiện nêu trên cũng sẽ không được trừ. Nếu không thuộc 37 trường hợp đó thì chỉ cần đáp ứng đủ cả 3 điều kiện thì sẽ được trừ.

   2. Vậy theo bạn trong 3 điều kiện trên thì điều kiện nào khó đáp ứng nhất?

   Rõ ràng điều kiện thứ 2 và thứ 3 dễ nhất đúng không? Hóa đơn, chứng từ đều là những thứ hiện hữu, thậm chí bạn có thể biến không thành có. Chỉ có điều kiện thứ nhất: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp là khó chứng minh nhất, vì luật không quy định cụ thể thế nào là liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp, mà bạn cần phải thể hiện trên sổ sách một cách logic, chặt chẽ.

   Như vậy bạn phải chứng minh khoản chi đó:

     + Thực tế phát sinh

     + Thực tế phát sinh chưa đủ mà phải chứng minh khoản chi phí đó liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

   Ví dụ: Công ty Hồng Ngọc là đơn vị vận tải, chi phí đầu vào phát sinh nhiều nhất là xăng, dầu. Giả sử: tất cả các hóa đơn xăng dầu trong tháng 1 là 100 triệu. Như vậy:

• Chi phí xăng dầu này không thuộc 37 trường hợp cụ thể được quy định
• Là khoản chi thực tế phát sinh. Vì hiển nhiên có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, ngành nghề hoạt động vận tải thì phải dùng xăng dầu để chạy xe.
• Có đầy đủ hóa đơn do cửa hàng xăng dầu xuất
• Có chứng từ thanh toán đầy đủ, nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu trở lên thì được thanh toán chuyển khoản ngân hàng

   Như vậy, chi phí 100 triệu trong tháng 1 đáp ứng được tất cả các điều kiện ghi nhận là chi phí được trừ trong kỳ. Không hẳn là vậy! Giả sử một đơn vị khác như Thuế kiểm tra, bạn có biết họ sẽ check như thế nào không? Họ sẽ tổng hợp lại tổng quãng đường mà Công ty Hồng Ngọc đã vận chuyển cho khách hàng trong tháng đó.

   Ví dụ: tổng quãng đường Công ty Hồng Ngọc đã thực hiện trong tháng 1 theo bảng kê là: 150km. Công ty sử dụng xe tải  9-10 tấn có đinh mức sử dụng nhiên liệu là 12-14 lít nhiên liệu/100km

     ► Số lít nhiên liệu theo định mức: 150 * 14= 2.100 lít

     ► Đơn giá nhiên liệu trung bình: 18.000 đ/lít

     ► Chi phí sử dụng nhiên liệu theo định mức: 2.100 * 18.000 = 37.800.000đ.

   Tất nhiên có thể có sự chênh lệch giữa định mức và thực tế, chưa tính quãng đường mà xe vận tải từ Công ty đến địa điểm chở hàng…Tuy nhiên, sự chênh lệch quá lớn giữa chi phí ghi sổ 100 triệu và chi phí định mức 37,8 triệu đơn vị Kiểm tra hoàn toàn có thể đặt nghị ngờ về việc Công ty mua hóa đơn ở ngoài để khai khống chi phí, làm giảm thuế TNDN, GTGT phải nộp à Khoản chi phí chênh lệch này PHÁT SINH TRÊN SỔ SÁCH nhưng KHÔNG THỰC TẾ PHÁT SINH, KHÔNG LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT  ĐỘNG KINH DOANH. Nếu Công ty giải trình không phù hợp thì sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ.

   Đối với các khoản chi phí hàng ngày, hãy hiểu rõ bản chất của chi phí đó, không nên chỉ căn cứ vào hóa đơn chứng từ để hạch toán. Hạn chế tìm hiểu một vấn đề qua Google search mà hãy nắm rõ các quy định của pháp luật, hiểu sâu sắc một vấn đề để có thể xử lý được các tình huống mới phát sinh. Google chỉ là công cụ để kiểm tra lại lần cuối cùng.